Hoe bied je een cafetariaregeling aan?

Wil je jouw organisatie aantrekkelijk maken voor (nieuwe) medewerkers, dan kun je overwegen om een flexibele arbeidsvoorwaarden aan te bieden. Medewerkers bepalen dan zelf het moment van aanschaf en het doel. Vooraf bepaal je als werkgever de doelen; bijvoorbeeld een fiets, fitnessabonnement, kinderopvang, mobiele communicatiemiddelen, scholing maar ook vakantiedagen. Je bent als werkgever hier helemaal vrij in. Wij leggen je graag uit hoe dit werkt en hoe je als werkgever een dergelijk cafetariamodel kunt aanbieden.

Hoe werkt een cafetariamodel?

Een cafetariamodel dankt zijn naam aan, zoals je waarschijnlijk wel kunt raden, de cafetaria. Je hebt hier immers de mogelijkheid om direct vanaf de kaart te bestellen wat je wilt. Neem je toch die gezonde salade of ga je voor die oer-Hollandse kroket? In principe werkt het cafetariamodel in jouw organisatie hetzelfde als in een cafetaria. Alleen kun je snacks nu vervangen door extra secundaire arbeidsvoorwaarden. Door je medewerkers een ruime keuze secundaire arbeidsvoorwaarden aan te bieden, en zij de aanschaf hiervan betalen met brutoloon, profiteer jij – als werkgever – niet alleen van belastingvoordeel, maar bind je ook medewerkers aan je organisatie.

Alle voordelen op een rij:

Voor zowel de werkgever als de medewerker zijn de voordelen groot. Denk alleen al aan de grote fiscale mogelijkheden. We zetten ze hieronder voor je op een rijtje:

Voordelen voor jou als werkgever

• Belastingvoordeel in de vorm van lagere sociale lasten. Omdat medewerkers brutoloon uitruilen voor producten/vergoedingen wordt er minder loon uitgekeerd en betaal je als werkgever minder sociale lasten.
• Blije en tevreden medewerkers die hun werkgever waarderen. De betrokkenheid wordt vergroot, waardoor de kans groter wordt dat medewerkers langer bij jouw organisatie in dienst blijven. Het is ook bewezen dat een werkgever met een breed pakket aan secundaire arbeidsvoorwaarden gemakkelijker aan nieuw personeel komt.

Voordelen voor jouw medewerkers

• Gemiddeld 40% belastingvoordeel op de aankoop van producten.
• Medewerker bepaalt zelf wat hij aankoopt en het moment van de aankoop.

Een goed begin is het halve werk

Als je een cafetariaregeling invoert, is het belangrijk om goede voorbereidingen te treffen. Inventariseer wat jouw organisatie wil aanbieden en vooral ook wat medewerkers nodig hebben of waar zij blij van worden. Is er een OR? Vergeet dan niet om deze ook te informeren. Vertel medewerkers over de werking van jouw cafeteriaregeling, de beschikbare doelen en bronnen en waarom hiervoor gekozen is.

Denk goed na over de administratieve afhandeling van de regeling. Zorg ervoor dat medewerkers eenvoudig een keuze kunnen maken en inzicht hebben in de fiscale consequenties. Aan de andere kant moet jouw administratie de ingediende aanvragen tijdig en juist kunnen verwerken.

Een cafetariaregeling in combinatie met de werkkostenregeling (WKR): simpeler kan het niet

Sinds de invoering van de WKR is het veel simpeler geworden om een dergelijke regeling in te voeren. Niet alleen hoef je de uitgaven per medewerker niet meer te verklaren, ook hoef je geen rekening meer te houden met allerlei regels van de Belastingdienst. Met de WKR is het alleen belangrijk om binnen de vrije ruimte te blijven. De vrije ruimte over de eerste € 400.000,- van de loonsom bedraagt 1,7%, daarboven bedraagt deze 1,2%. In verband met de coronacrisis is het percentage over de eerste € 400.000,- voor 2020 verhoogd van 1,7% naar 3%.

Alles online en op maat

FiscFree® helpt jou als werkgever om aan medewerkers een uitgebreid pakket secundaire arbeidsvoorwaarden met belastingvoordeel aan te bieden zonder dat de administratieve lasten toenemen. Alles is volledig geautomatiseerd, waardoor er een efficiënte workflow binnen jouw HR-afdeling ontstaat. Bekijk onderstaand filmpje om een indruk te krijgen!