Privacyverklaring

Privacy is voor FiscFree®, onderdeel van NFP Groep N.V., van groot belang. Wij houden ons dan ook aan de relevante wet- en regelgeving over privacy, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (verder: AVG). Dit betekent dat wij:

Onze doeleinden duidelijk vastleggen, voordat wij je persoonlijke gegevens verwerken, via deze privacyverklaring;
Zo min mogelijk persoonlijke gegevens opslaan en enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden;
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van je persoonlijke gegevens, mocht toestemming verplicht zijn;
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om je persoonlijke gegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken;
Jouw rechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van de bij ons verwerkte persoonsgegevens.

Onder klanten verstaan wij aangesloten werkgevers en de medewerkers die gebruikmaken van FiscFree®. Klanten geven ons toestemming om persoonsgegevens op te nemen in ons geautomatiseerd bestand en te gebruiken voor de doeleinden zoals in dit document omschreven. De grondslagen op basis waarvan wij persoonsgegevens verwerken, zijn: uitvoer van de overeenkomst, ons gerechtvaardigd belang (marketing en verbetering), voldoen aan een wettelijke plicht en uitdrukkelijke toestemming.

Je gegevens zijn veilig bij ons en wij zullen deze gegevens altijd netjes gebruiken. In deze privacyverklaring leggen we uit wat wij bij FiscFree® allemaal doen met informatie die wij over jou te weten komen. Deze privacyverklaring heeft betrekking op de website www.fiscfree.nl, het account van de medewerker en het account van de werkgever in FiscFree®.

Als je vragen hebt of wilt weten wat wij precies van je bijhouden, neem dan contact met ons op via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Voor de website www.fiscfree.nl geldt een cookieverklaring. Onderaan deze privacyverklaring vind je onze cookieverklaring.

1. FiscFree® voor werkgevers

Je kan via ons contactformulier op de website contact met ons opnemen voor meer informatie over FiscFree®. Daarnaast kun je klant worden bij FiscFree® Wij vragen hiervoor de volgende gegevens:

Bedrijfsnaam
Naam contactpersoon
Functie
Aantal medewerkers
Telefoonnummer
E-mailadres

Deze gegevens hebben wij nodig om je te informeren over de mogelijkheden van FiscFree® en in het geval van het aangaan van een overeenkomst om deze op een juiste wijze uit te voeren. Wij bewaren deze gegevens op basis van je toestemming en bewaren deze zolang het nodig is om goed uitvoering
te geven aan het verstrekken van informatie over FiscFree®, dan wel aan het uitvoeren van de overeenkomst of totdat jij jouw toestemming intrekt.

2. FiscFree® voor werknemers

Wanneer je werkgever is aangesloten bij FiscFree® kan je – op vrijwillige basis – gebruik maken van FiscFree®.

Welke persoonsgegevens gebruiken we?
Naam en contactgegevens: Indien je gebruikmaakt van onze dienstverlening verzamelen we je voor- en achternaam, e-mailadres, (post)adres en telefoonnummer, geboortedatum, personeelsnummer (optioneel), IBAN-nummer (optioneel), naam van je werkgever en jouw bestelgegevens.

Demografische gegevens: We verzamelen algemene gegevens zoals je leeftijd, geslacht en land.

Betalingsgegevens: Indien van toepassing verzamelen we gegevens die nodig zijn om je betaling te verwerken, zoals je bankrekeningnummer, naam rekeninghouder, aantal incassotermijnen en incassomachtiging.

Ondersteuningsgegevens: Wanneer je onze hulp inroept voor ondersteuning, verzamelen we gegevens over jou, je bestelling en andere details die relevant zijn voor de ondersteuningsvraag. Het betreft hier gegevens zoals contact- of authenticatiegegevens, de inhoud van communicatie met onze Klantenservice, gegevens over de website/dienst op het moment van de fout of klacht en tijdens de diagnose, evenals transport gegevens.

Inhoud: We verzamelen inhoud van berichten die je naar ons verstuurd hebt, zoals feedback en productbeoordelingen die je geschreven hebt, vragen en informatie die je ons verschaft hebt voor klantenondersteuning. Wanneer je contact opneemt met bijvoorbeeld onze Klantenservice, kunnen telefoongesprekken met onze medewerkers worden opgenomen en gemonitord.

3. Waarom verzamelen we je persoonsgegevens?

We hebben jouw persoonsgegevens nodig om uitvoering te kunnen geven aan jouw aanvraag voor een bestelling via FiscFree®. Je stemt toe dat wij jouw persoonsgegevens delen met onze leveranciers en jouw werkgever. Voor zover er expliciet jouw toestemming gevraagd wordt, heb je altijd het recht om je toestemming in te trekken. We garanderen dat we jouw persoonsgegevens primair gebruiken voor het volgende:

Het tonen en het gebruik van FiscFree® op een correcte en gepersonaliseerde manier.
Het uitvoeren van de overeenkomst, waaronder het voltooien van transacties en het leveren van diensten.
Het verifiëren van je identiteit, bijvoorbeeld bij klachten en terugbetalingen.
Het melden van wijzigingen in het beleid, documenten en onze diensten.
Je behoeften beter begrijpen (al dan niet via cookies) om daarmee ons bedrijf, onze diensten, website, software en beveiliging te kunnen evalueren en verbeteren.
Het registreren en afhandelen van klachten, aanvragen en verzoeken.
Het doen van commerciële uitingen, waaronder het versturen van gerichte nieuwsbrieven.
Het beheren en uitvoeren van een loyaliteits- of ander beloningssysteem op verzoek.
Het op anonieme basis doen van (demografisch en statistisch) onderzoek.
Het beschikbaar maken van reviews.
Het verwerken van gegevens voor promoties, prijsvragen, etc.
Het bijhouden van betalingshistorie.
Voldoen aan de wettelijke (fiscale) bewaarplicht en andere juridische en regelgevende verplichtingen.
Het afhandelen van facturatie en incasso’s.
Het genereren van managementinformatie.
Het genereren van rapportages.

Onze bedrijfsvoering veiligstellen en beschermen en fraude, ongeoorloofde activiteiten, claims en andere aansprakelijkheden identificeren dan wel te helpen minimaliseren of voorkomen.

4. Met wie delen we je persoonsgegevens?

Wij zullen je persoonsgegevens niet aan derden verkopen of verstrekken zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, tenzij wij daartoe gehouden zijn op grond van een wettelijke bepaling of wanneer deze verstrekking aan een derde partij noodzakelijk is vanwege bijvoorbeeld een overname en/of fusie waarbij wij betrokken zijn.
Wij delen je persoonsgegevens met de leveranciers waarmee wij samenwerken om jouw bestelling via FiscFree® uit te laten voeren.
Wij delen persoonlijke informatie met derden die namens ons services uitvoeren. Wij gebruiken bijvoorbeeld mogelijk derden voor het hosten van onze website(s) en het runnen van bepaalde functies ervan, het verzenden van e-mails, prijsvragen of andere promoties, het uitvoeren van klantenonderzoek, het autoriseren en verwerken van je betalingen, het beheren en analyseren van gegevens, resellers en derden ter ondersteuning van facturatie en incasso. Deze derden worden niet door ons bevoegd om de informatie te gebruiken voor eigen doelen.
Koppelingen naar websites van derden worden uitsluitend voor jouw gemak weergegeven. Als je van deze sites gebruikmaakt, verlaat je onze website. Wij hebben deze sites niet (allemaal) gecontroleerd, beheren deze niet en dragen er geen verantwoordelijkheid voor. Als je besluit een site van derden te bezoeken die is gekoppeld aan deze site, doe je dit volledig op eigen risico.
Wij zullen de informatie die wij over je verzamelen bij voorkeur verwerken binnen de Europese Economische Ruimte (‘EER’). Wanneer informatie verwerkt wordt buiten de EER, gebeurt dit volgens de regels die gelden binnen EER.

5. Hoe lang bewaren we je persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan nodig is. In sommige gevallen bepaalt de wet hoe lang wij gegevens mogen of moeten bewaren. In andere gevallen hebben wij zelf bepaald hoe lang wij jouw gegevens nodig hebben om goed uitvoering te kunnen geven aan het verzorgen van onze dienstverlening. Gegevens van personen die een account hebben aangemaakt of zich hebben ingeschreven voor de nieuwsbrief worden bewaard tot het moment van beëindiging van het account of uitschrijving voor de nieuwsbrief. De gegevens die noodzakelijk zijn voor de financiële afwikkeling van overeenkomsten bewaren we zeven jaar.

6. Hoe zit het met verstrekking aan andere bedrijven of instellingen?

Wij verkopen je gegevens niet aan derden en verstrekken deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met jou of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met bedrijven die je gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een verwerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van je gegevens. FiscFree® blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

7. Hoe werkt de beveiliging?

Beveiliging van persoonsgegevens is voor ons van groot belang. Wij zorgen dat je gegevens bij ons goed beveiligd zijn. Wij passen de beveiliging steeds aan en letten goed op wat er mis kan gaan. Als je de indruk hebt dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met onze klantenservice of via fg@nfp.nl.
Alle gegevens die bij FiscFree® worden ingevuld, worden versleuteld door middel van een SSL-beveiliging. SSL staat voor Secure Socket Layer; dit is een encryptie-protocol dat communicatie op het internet beveiligd. Op het moment van verzenden van gegevens binnen FiscFree® worden deze automatisch versleuteld. Je kan het SSL-certificaat herkennen aan het groene hangslot dat in de adresbalk van je browser staat.

8. Wat als er wijzigingen plaatsvinden in deze privacyverklaring?

Eventuele aanpassingen en/of veranderingen van deze sites en dienstverlening kunnen leiden tot wijzigingen in deze privacy- en cookieverklaring. Let dus altijd op de datum hierboven en kijk regelmatig of er nieuwe versies zijn. Wij zullen ons best doen wijzigingen aan je door te geven.

9. Wat zijn je rechten?

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van je hebben, kan je altijd contact met ons opnemen. Zie de contactgegevens hieronder.
Je hebt de volgende rechten:

Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens wij hebben en wat wij daarmee doen;
Inzage in de precieze persoonsgegevens die wij hebben;
Het laten corrigeren van fouten;
Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens;
Het laten overdragen van persoonsgegevens aan een andere partij;
Intrekken van toestemming;
Een bepaalde verwerking beperken;
Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik.

Let op dat je altijd duidelijk aangeeft wie je bent, zodat we zeker weten dat wij geen gegevens van de verkeerde persoon aanpassen of verwijderen. Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door je is gedaan, vragen wij jou een kopie van je identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie je pasfoto MRZ (Machine Readable Zone: de strook met nummers onderaan het paspoort) zoals bijvoorbeeld het paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van je privacy.

Wij zullen in principe binnen een maand aan je verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke rechten van betrokkenen of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen wij je daarvan tijdig op de hoogte stellen.

10. Wat kan je doen als je een klacht hebt?

Als je een klacht in wilt dienen over het gebruik van je persoonsgegevens kan je een e-mail sturen naar fg@nfp.nl. Wij pakken elke klacht intern op en communiceren dit verder met je.
Als je vindt dat wij je niet op de juiste manier helpen, dan heb je het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder. Deze heet de Autoriteit Persoonsgegevens.

11. Contactgegevens

We controleren regelmatig of we aan deze privacyverklaring voldoen. Mocht je vragen hebben over deze privacyverklaring kan je contact met ons opnemen:

FiscFree®
Industrieweg 8
8444 AS Heerenveen
E-mailadres: fg@nfp.nl
Telefoonnummer: 0513 433 057
KvK nummer: 05080334

Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan onze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van de website en uw gebruiksgemak. Ze zorgen ervoor dat de website naar behoren werkt en onthouden bijvoorbeeld uw voorkeursinstellingen. Ook kunnen wij hier hiermee onze website optimaliseren. FiscFree® gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies. Voor analytische cookies maken wij gebruik van Google Analytics en Hotjar. Deze cookies maken geen inbreuk op uw privacy.

Met zowel Google Analytics en Hotjar hebben wij een verwerkersovereenkomst afgesloten. De gegevens worden anoniem verwerkt en zijn niet terug te voeren op een individu. Wij hebben ‘gegevens delen’ uitgeschakeld; waardoor er met Google Analytics en Hotjar geen gegevens meer gedeeld kunnen worden. Bovendien maken wij geen gebruik van andere Google-diensten in combinatie met Google Analytics cookies.

U kunt zich afmelden voor cookies door uw internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kunt u ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van uw browser verwijderen.