Het verhaal van Theo
Groen Onderwijs Oost Nederland verzorgt (Voorbereidend) Middelbaar Beroepsonderwijs (vmbo en mbo) en is gespecialiseerd in onderwijs en opleidingen gericht op natuur, voeding en leefomgeving. Daarnaast verzorgt Groen Onderwijs Oost Nederland bedrijfsopleidingen en advies vanuit het opleidingscentrum Groeipunt. Groen Onderwijs Oost Nederland leidt mensen op die de samenleving groener maken, waaronder bijvoorbeeld specialisten op het gebied van gezond eten, natuur, dierverzorging, hergebruik of weg- en waterbouw. In totaal heeft Groen Onderwijs Oost Nederland vijf schoollocaties, zo’n 550 medewerkers en ruim 5600 leerlingen, studenten en deelnemers.
Theo Beening werkt als HR-medewerker bij Groen Onderwijs Oost Nederland en ging, na de verplichte invoering van de werkkostenregeling, op zoek naar een manier om secundaire arbeidsvoorwaarden overzichtelijk, efficiënt en eenvoudig aan de werknemers van Groen Onderwijs Oost Nederland aan te bieden.
Al onze problemen bleken opeens geen problemen meer te zijn.
Even terug in de tijd
Voordat de werkkostenregeling (WKR) verplicht werd ingevoerd, was het Fietsplan al één van de secundaire arbeidsvoorwaarden van Groen Onderwijs Oost Nederland. Hoewel de organisatie tevreden was met het Fietsplan, was er een hoop papieren rompslomp. “We waren heel blij met het Fietsplan, maar merkten wel dat het verwerken van alle bonnetjes veel tijd in beslag nam. Bovendien was de kans dat belangrijke papieren kwijt zouden raken vele malen groter, en werden onze ordners voller en voller”, aldus Beening. “Toen de werkkostenregeling in januari 2015 verplicht werd voor werkgevers, bleek dat er een grote fiscale ruimte was die we vrij konden invullen. Gelijk kwam de vraag: hoe gaan we dat invullen en hoe gaan we dat besteden? Na enige tijd kwamen we in contact met FiscFree® en toen bleek dat het Fietsplan nog mogelijk was, maar dan binnen de werkkostenregeling. Bovendien konden we via deze nieuwe regeling nog veel meer leuke extraatjes realiseren voor onze werknemers: óók op het gebied van vitaliteit en duurzaamheid, waar we binnen Groen Onderwijs Oost Nederland veel waarde aan hechten.”
Beening vertelt: “Na een overleg met de HR-afdeling, de directie en de ondernemingsraad, bleek dat alle partijen geïnteresseerd waren in het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden, oftewel leuke extraatjes via de werkgever. Daarnaast was er de wens om het proces efficiënter te laten verlopen en te digitaliseren. In combinatie met de besparingen op sociale lasten voor de werkgever én het belastingvoordeel voor de werknemer, besloten we dat FiscFree® goed bij onze organisatie zou passen.
Hoewel er bij voorbaat een lichtelijke angst was voor het overschrijden van het WKR-budget, hoorden we via onze adviseur van FiscFree® dat dit niet mogelijk was bij FiscFree®. Wanneer er geen ruimte meer is, kunnen geplaatste bestellingen niet meer goedgekeurd worden. Onze zorg voor een naheffing van 80%, opgelegd door de belastingdienst, was daarmee weggenomen. Na deze informatie waren alle partijen het eens: we wilden het aanbieden van secundaire arbeidsvoorwaarden regelen via FiscFree®. Vervolgens is er, samen met HR en Financiën, gekeken naar de beschikbare vrije ruimte. Daarna was FiscFree® binnen no time ingericht en konden we starten.”
Vitaliteit en duurzaamheid staan centraal
Groen Onderwijs Oost Nederland hecht veel waarde aan de gezondheid van haar werknemers en mede daardoor staan vitaliteit en duurzaamheid centraal binnen het HR-beleid van de organisatie. “Bij het invullen van onze secundaire arbeidsvoorwaarden hebben we rekening gehouden met deze thema’s. We hebben onder andere gekozen voor de productgroepen Fiets, Fitness en Sportcontributie, waardoor het mogelijk is om – naast een fitnessabonnement – bijvoorbeeld ook contributie voor yogalessen te verrekenen. We willen graag vitale werknemers, maar dit hoeft niet te betekenen dat onze werknemers per se naar de sportschool moeten. De vrijheid om ook invulling te geven aan eigen regelingen binnen FiscFree®, vinden wij erg prettig.”
Naast de sportieve productgroepen biedt Groen Onderwijs Oost Nederland ook Mobiele telefonie, Computer en Tablets, Vakbondscontributie en Weekendje weg aan. Beening: “We vinden het belangrijk dat vitaliteit centraal staat, maar willen onze medewerkers de andere leuke, mogelijke extraatjes via de zaak niet onthouden.” Sinds het sporten via de werkgever tot de mogelijkheden behoort bij Groen Onderwijs Oost Nederland, merkt de organisatie dat de drempel om te gaan sporten onder werknemers lager is. “We krijgen leuke reacties van werknemers, die vertellen dat ze het abonnement op de sportschool in eerste instantie wel duur vonden, maar door het belastingvoordeel tóch besloten hebben te gaan sporten via de werkgever.”
Positieve reacties van werknemers
Beening krijgt geregeld positieve reacties van tevreden medewerkers. “Van alle 550 medewerkers hebben ruim 400 een account aangemaakt om het aanbod te bekijken of bijvoorbeeld een fiets te bestellen. Ook heeft FiscFree® een uitstekende helpdesk waar al onze werknemers terecht kunnen voor vragen, mocht dat nodig zijn. Als HR-medewerker kan ik altijd terecht bij onze adviseur, die ook geregeld contact met ons opneemt om de voortgang van FiscFree® te bespreken. Eind 2015 hoorden we bijvoorbeeld dat de productgroep Weekendje weg ook tot de mogelijkheden zou gaan behoren. Na het intern besproken te hebben, kregen we positieve reacties. Vervolgens hebben we dit aangegeven bij onze adviseur en was het geregeld.
Wat erg goed bevalt is het snelle handelen van FiscFree® en de manier waarop het de werkgever en HR-medewerkers ontzorgt. De medewerkers zijn bovendien enthousiast over de mogelijkheden binnen de applicatie en het uitgebreide assortiment dat per productgroep mogelijk is.
Na de start van FiscFree® is, samen met een adviseur van FiscFree®, een bezoek gebracht aan de locaties van Groen Onderwijs Oost Nederland. “Toen bekend werd dat we deze presentaties zouden gaan geven, ontstond er zowaar strijd over welke locatie de eerste mocht zijn”, vertelt Beening lachend. Dit geeft nog eens aan hoe enthousiast onze werknemers zijn. Het was erg leuk en motiverend om te constateren dat, naast onze HR-afdeling, ook werknemers een goed gevoel hebben bij FiscFree® en niet konden wachten om te starten met FiscFree®.”
Werkgevers en HR-medewerkers ontzorgen
Het doel van FiscFree® is het ontzorgen van werkgevers en HR-medewerkers. Bij Groen Onderwijs Oost Nederland is dit ook echt zo ervaren, vertelt Beening. “We wilden onze secundaire arbeidsvoorwaarden slim inrichten en tegelijkertijd efficiënter te werk gaan. Nu we zo’n negen maanden gebruik maken van FiscFree®, kunnen we vaststellen dat we grote sprongen hebben gemaakt op het gebied van digitaliseren en het beheren van ons budget. Daarnaast kunnen we constateren dat we efficiënter te werk gaan en volop genieten van het gebruiksgemak van FiscFree®. Bovendien wordt alles geregeld via één loket, waardoor de (soms) lastige werkkostenregeling, toch heel inzichtelijk is voor onze HR-afdeling en werknemers.”