Fietsregeling: zo maak jij de juiste keuze voor jouw organisatie

Wil je als HR-professional direct een positieve invloed hebben op de tevredenheid van je medewerkers? En zoek je als organisatie naar manieren om duurzaam woon-werkverkeer te bevorderen? Dat kan door een fiets van de zaak aan te bieden! Maar waarom eigenlijk? En welke mogelijkheden zijn er? Dat leggen we je uit in dit artikel. Ontdek de voor- en nadelen van het aanbieden van een fietsregeling binnen of buiten de WKR. Daarnaast leggen we je uit hoe deze twee opties elkaar juist versterken. Lees snel verder!

De fiets blijft een gewilde secundaire voorwaarde

Uit onderzoek van de Fietsersbond blijkt dat de fiets een enorm gewilde secundaire arbeidsvoorwaarde is onder werknemers. Werknemers waarderen werkgevers die fietsvoorzieningen aanbieden, omdat het laat zien dat die organisaties investeren in het welzijn en de mobiliteit van hun medewerkers. Daarmee kan het aanbieden van een fietsregeling sterk bijdragen aan aantrekkelijk werkgeverschap en het binden en behouden van talentvolle mensen. Daarnaast bevordert fietsen de gezondheid van je medewerkers, wat kan leiden tot een lager ziekteverzuim en hogere productiviteit. Zo zijn fietsende medewerker jaarlijks gemiddeld 10 tot 15% minder ziek.

Het stimuleren van fietsen speelt volgens de Fietsersbond ook een cruciale rol in duurzame mobiliteit. Door je medewerkers aan te moedigen de fiets te gebruiken, helpt je organisatie de drukte op de weg en de uitstoot van broeikasgassen te verminderen. Dit draagt bij aan een schonere en gezondere leefomgeving, wat past in een breder duurzaamheidsbeleid waar steeds meer organisaties zich aan committeren. Als organisatie kun je door het aanbieden van een fietsregeling direct impact maken op de tevredenheid en gezondheid van je medewerkers, terwijl je ook bijdraagt aan duurzamer woon- werkverkeer.

De juiste keuze voor een fiets van de zaak

De vraag naar een goede fietsregeling neemt de afgelopen jaren flink toe door de opkomst van de elektrische fiets. Waar de fiets vroeger vooral werd gebruikt voor korte ritjes in de stad, is het nu ook een populair middel geworden voor het woon-werkverkeer over langere afstanden. Dit heeft geleid tot een flinke toename in het gebruik van de fiets voor het woon-werkverkeer. Veel gemeenten en provincies zijn daarom druk bezig met het aanleggen en verbeteren van fietspaden.

Een nadeel van de elektrische fiets is echter de prijs. Ze zijn relatief duur, wat ze minder aantrekkelijk maakt voor het traditionele fietsplan. Daarom is de afgelopen jaren de leasefiets steeds aantrekkelijker geworden. Dit biedt je medewerkers de mogelijkheid om tegen een vast bedrag per maand een elektrische fiets te gebruiken zonder hoge aanschafkosten. Toch heeft het traditionele fietsplan ook zo zijn pré’s, waaronder het belastingvoordeel binnen de Werkkostenregeling (WKR). Om je te helpen de juiste keuze te maken, zetten we de opties voor je op een rij.

Fietslease

Het leasen van een fiets houdt in dat je een fiets ‘huurt’ voor een vast bedrag per maand. Dit bedrag mag je als werkgever verrekenen met het brutoloon en dekt de kosten van de fiets, onderhoud, reparaties, pechhulp en verzekering. Na afloop van de leaseperiode kun je de fiets tegen een gereduceerd tarief overnemen of een nieuwe fiets leasen. Als je de fiets wilt houden - na de afloop van de leasetermijn - is er sprake van een restbedrag waarvoor je de fiets kunt overnemen. Wil je de fiets niet houden, dan lever je hem in.

Er zijn verschillende voordelen verbonden aan het leasen van een fiets. Een van de grootste voordelen is de betaalbaarheid. In plaats van een grote investering in één keer te doen, betaal je een vast bedrag per maand. Dit maakt het financieel toegankelijker om een kwalitatieve elektrische fiets te gebruiken. Bovendien zijn onderhoud en reparaties inbegrepen. Dit betekent dat je geen extra kosten hebt voor onverwachte reparaties, wat voor veel mensen een geruststellend idee is. Aan het einde van de leaseperiode heb je de optie om de fiets over te nemen of een nieuw model te leasen. Dit geeft je de flexibiliteit om altijd op een moderne fiets te rijden zonder je zorgen te maken over veroudering.

Het leasen van een fiets heeft ook zijn keerzijde. Hoewel de maandelijkse kosten betaalbaar zijn, kunnen de totale kosten over de volledige leaseperiode hoger uitvallen dan wanneer je de fiets in één keer koopt. Dit geldt vooral voor medewerkers die gebruik kunnen maken van het traditionele fietsplan binnen de WKR. Met zo'n fietsplan bespaar je gemiddeld zo'n 40% op het maximaal te vergoeden bedrag, dat meestal tussen de 1.000 en 1.500 euro ligt.

Daarnaast loopt een leasecontract vaak over een vaste periode. Als je als medewerker besluit eerder te stoppen, kunnen daar extra kosten aan verbonden zijn. Bovendien ben je aan het einde van de leaseperiode niet automatisch de eigenaar van de fiets, tenzij je ervoor kiest om deze tegen de restwaarde over te nemen.

Fietsregeling binnen de WKR

De Werkkostenregeling (WKR) stelt je organisatie in staat om onbelaste vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers te geven, waaronder een fiets voor woon-werkverkeer. De fiets mag zowel voor zakelijk als privégebruik worden ingezet, zonder dat er bijtelling plaatsvindt.

Een belangrijk voordeel van de fietsregeling binnen de WKR is het fiscale voordeel. Werknemers kunnen profiteren van belastingvoordeel, waardoor de aanschaf van een fiets financieel aantrekkelijker wordt. Dit kan leiden tot aanzienlijke besparingen ten opzichte van de normale aanschafprijs, gemiddeld zo’n 40 procent. De fiets wordt eigendom van de medewerker, terwijl de werkgever de fiets betaalt. De medewerker betaalt de fiets vervolgens terug via het brutoloon, tot een door de werkgever te bepalen bedrag. Dit maakt het extra voordelig door de fiscale voordelen. Bovendien is voor de medewerker daarnaast nog steeds een netto reiskostenvergoeding mogelijk, wat het totaalplaatje nog aantrekkelijker maakt.

Hoewel het traditionele fietsplan aantrekkelijke voordelen biedt, zijn er ook enkele zaken om rekening mee te houden. Het fietsplan valt binnen de vrije ruimte van de WKR, die beperkt is tot een bepaald percentage van de totale loonsom van het bedrijf. Als deze vrije ruimte wordt overschreden, moet je als werkgever 80% belasting betalen over het bedrag dat boven deze vrije ruimte uitkomt. Daarnaast zijn verzekering, onderhoud en servicekosten voor de fiets de verantwoordelijkheid van de medewerker.

Bied je medewerkers zelf de keuze

Veel organisaties gaan ervan uit dat ze moeten kiezen tussen het aanbieden van een fietsregeling binnen de WKR of het leasen van een fiets. Goed om te weten: beide opties kunnen prima naast elkaar bestaan. Sterker nog, ze versterken elkaar zelfs. Door zowel een fietsplan als een fietsleaseplan aan te bieden, geef je medewerkers de keuzevrijheid om te kiezen wat het beste bij hen past.

Met twee opties kunnen medewerkers een fiets kiezen die het beste aansluit bij hun persoonlijke behoeften en voorkeuren. Sommigen geven de voorkeur aan het traditionele fietsplan vanwege de fiscale voordelen en het eigendom van de fiets. Anderen kiezen voor de lease-optie vanwege de flexibiliteit en het gemak van onderhoud en reparaties die inbegrepen zijn. Medewerkers kunnen kiezen voor hun echte droomfiets. Zo zien we dat de gemiddelde aanschafwaarde van de fiets aanzienlijk hoger ligt bij lease dan via het traditionele fietsplan (binnen de WKR). De betaalbaarheid van een droomfiets komt duidelijk dichterbij met lease.

De keuzevrijheid stelt je medewerkers in staat om de voorwaarden te kiezen die zij het aantrekkelijkst vinden, wat kan bijdragen aan hun tevredenheid en motivatie. Bovendien kun je als organisatie op deze manier een breder scala aan medewerkers aanspreken en je mobiliteitsbeleid effectiever maken. En het kost je als bedrijf niets extra! Sterker nog: binnen de WKR bespaar je zelfs met je organisatie. Het combineren van een fietsplan met fietslease biedt dus een win-win situatie voor zowel werkgevers als werknemers.

De kracht van ons platform

NFP staat klaar om jouw organisatie te helpen bij het concretiseren en implementeren van jouw fiets van de zaak-regeling. Ons platform biedt zowel fietslease als fietsplan op één plek en maakt het proces slim en gemakkelijk online, zonder papieren rompslomp. Daarnaast ontzorgt onze klantenservice jouw medewerkers door ze te ondersteunen bij al hun vragen, van het aanmaken van een account en het plaatsen van een bestelling tot de afhandeling en nazorg. Samen werken we aan een duurzamere en gezondere toekomst voor iedereen.