fiscfree-logo-color
cafetariaregeling

De cafetariaregeling uitgelegd: hoe werkt het en wat levert het op? 

Met een cafetariaregeling bied je medewerkers een flexibel arbeidsvoorwaardenpakket met fiscaal voordeel. Zij kunnen een deel van hun brutoloon inruilen voor onbelaste vergoedingen of verstrekkingen naar eigen keuze. Zo sluit je beter aan bij de wensen van individuele medewerkers. En dat maakt jou als werkgever aantrekkelijker. Maar hoe werkt dat precies? Dat lees je in deze blog. 
img

Wat houdt de cafetariaregeling precies in? 

In de kern is het cafetariamodel een regeling waarbij medewerkers belast loon, zoals brutoloon, vakantiegeld of overuren, kunnen ruilen voor een belastingvrije vergoeding. Denk aan een fiets, opleiding of extra verlofdagen. 

Een medewerker kiest uit een ‘menukaart’ het voordeel dat het beste past bij zijn of haar situatie. Stel dat iemand €1.000 aan brutoloon inruilt voor een fiets: normaal zou daar ongeveer 40% belasting over worden betaald. Door de uitruil wordt de fiets belastingvrij toegekend. Netto kost deze dan nog maar zo’n €600. Een flink voordeel dus. 

Wat kun je precies uitruilen in een cafetariaregeling? 

Welke bronnen en doelen je aanbiedt binnen de cafetariaregeling hangt af van je doel als werkgever. Wil je duurzame inzetbaarheid stimuleren, mobiliteit verbeteren of juist fiscaal optimaliseren? Dit zijn veelvoorkomende opties: 

Inruilen

  • Brutoloon 
  • Vakantiegeld of 13e maand 
  • Verlofuren of overuren 
  • Bonussen 

 

Uitruilen

  • (Elektrische) fiets 
  • Laptop, tablet of telefoon 
  • Vitaliteitsbudget 
  • Opleidingen of cursussen 
  • Werkplekvoorzieningen 
  • Extra vrije dagen 

 

Wat zijn de voordelen voor de werkgever? 

Een cafetariamodel biedt organisaties zowel financiële als HR-technische voordelen. 

 

  1. Lagere loonkosten en sociale lasten 

Wanneer een medewerker brutoloon inruilt voor een onbelaste vergoeding, daalt het loon waarover loonbelasting en premies worden berekend. Hierdoor bespaar je als werkgever op de werkgeverslasten. 

Voorbeeld: 
Een werknemer ruilt €1.000 aan brutoloon in voor een fiets. Over dat bedrag betaal je normaal gemiddeld €150 tot €200 aan premies. Door de uitruil vervallen die lasten. 

 

  1. De cafetariaregeling binnen de WKR 

De cafetariaregeling wordt vaak toegepast binnen de werkkostenregeling (WKR). Die regeling biedt werkgevers de mogelijkheid om een deel van de loonsom, de vrije ruimte, te gebruiken voor onbelaste vergoedingen, zoals een fiets, laptop of scholing. Zolang de uitgaven binnen deze ruimte vallen, zijn ze vrijgesteld van loonbelasting. 

Door gebruik te maken van een cafetariaplatform, zoals FiscFree, houd je grip op je WKR-budget. Medewerkers kunnen zelf via een online omgeving hun keuzes maken, terwijl het platform de fiscale verwerking en administratie automatisch afhandelt. Zo voorkom je fouten en overschrijding van het budget. 

 

  1. Aantrekkelijk werkgeverschap 

Met een cafetariaregeling bied je keuzevrijheid en maatwerk in arbeidsvoorwaarden. Dit vergroot de tevredenheid onder medewerkers en versterkt je positie als aantrekkelijke werkgever bij werving en behoud. 

 

Wat zijn de voordelen voor werknemers? 

Een cafetariaregeling biedt medewerkers de mogelijkheid om zelf invloed uit te oefenen op hun arbeidsvoorwaarden. En dat levert concrete voordelen op. 

 

  1. Fiscaal voordeel 

Door brutoloon in te ruilen voor een onbelaste vergoeding, betaalt een medewerker minder belasting. Hierdoor krijgt hij of zij méér waarde voor hetzelfde brutobedrag. Een fiets of opleiding ‘kost’ netto minder dan wanneer deze privé zou worden betaald. 

 

Voorbeeld: 
Een medewerker koopt een fiets van €1.000 via de cafetariaregeling. Door het belastingvoordeel betaalt hij netto slechts ongeveer €600. 

 

  1. Meer keuzevrijheid 

Niet iedereen heeft dezelfde wensen. De één wil graag een fiets, de ander kiest voor een sportabonnement of een cadeaukaart. Met een cafetariamodel stemmen medewerkers hun arbeidsvoorwaarden af op hun eigen situatie of levensfase. 

 

  1. Betere werk-privébalans 

Door bijvoorbeeld extra verlofdagen of thuiswerkvoorzieningen te kiezen, kunnen medewerkers hun werkplek of werktijd beter afstemmen op hun persoonlijke voorkeuren. Dat verhoogt de tevredenheid en vitaliteit. 

 

Wat moet je als werkgever goed regelen? 

Een cafetariaregeling biedt veel voordelen, maar vereist ook duidelijke afspraken en zorgvuldige uitvoering. Als werkgever heb je hierin een aantal verantwoordelijkheden. 

Hoe zit het met administratie, communicatie en vastlegging? 

Een succesvolle cafetariaregeling begint bij heldere communicatie. Medewerkers moeten weten wat ze kunnen kiezen, wat het hen oplevert en hoe zij hun keuzes maken. Zorg daarom voor: 

  • Duidelijke informatie over mogelijkheden en fiscale gevolgen 
  • Transparante interne communicatie via e-mail, intranet of presentaties 
  • Schriftelijke vastlegging van keuzes via keuzeformulieren of digitale registratie 

Alle gemaakte afspraken moeten ook juridisch en fiscaal correct zijn vastgelegd, bijvoorbeeld als addendum bij de arbeidsovereenkomst. 

 

Wat zijn veelvoorkomende risico’s? 

Als de regeling niet correct wordt uitgevoerd, kan dat fiscale en juridische gevolgen hebben. Let daarom op: 

  • Overschrijding van de WKR-vrije ruimte: leidt tot extra loonbelasting (eindheffing van 80%) 
  • Ongeldige ruilconstructies: bijv. als het brutoloon onder het wettelijk minimum komt 
  • Onvoldoende schriftelijke vastlegging: kan leiden tot correcties bij controle 
  • Effect op pensioen, WW of toeslagen: medewerkers moeten hiervan bewust zijn 

Goede afstemming met je HR- en salarisadministratie is cruciaal om deze risico’s te beperken. 

 

Hoe helpt FiscFree of andere tools hierbij? 

Platforms zoals FiscFree ondersteunen bij het opzetten en beheren van de cafetariaregeling. Ze bieden: 

  • Een gebruiksvriendelijke omgeving waarin medewerkers zelf hun keuzes kunnen maken 
  • Automatische toetsing aan fiscale regels, zoals de vrije ruimte binnen de WKR 
  • Heldere rapportages en dashboards voor HR en finance 
  • Juridisch correcte vastlegging van alle keuzes 

Zo bespaar je tijd, voorkom je fouten en houd je controle over je regeling. 

 

 

Wat verandert er met de WKR 

In 2025 mogen werkgevers 2% van de eerste €400.000 aan fiscale loonsom gebruiken. Voor het bedrag daarboven geldt 1,18%. Ook in 2026 blijven deze percentages gelijk. In 2027 stijgt de vrije ruimte naar verwachting naar 2,16% over de eerste €400.000. 

 

Hoe ontwikkelt de markt voor flexibele arbeidsvoorwaarden zich?  

De arbeidsmarkt vraagt om steeds meer maatwerk. De cafetariaregeling sluit hier goed op aan. Enkele trends: 

  • Duurzame inzetbaarheid: werkgevers koppelen arbeidsvoorwaarden steeds vaker aan gezondheid, ontwikkeling en werk-privébalans. Denk aan een vitaliteitsbudget of scholingsaanbod. 
  • Hybride werken: thuiswerkvoorzieningen, mobiliteitsopties en extra vrije dagen zijn populairder dan ooit. 
  • Persoonlijk keuzebudget (PKB/IKB): sommige organisaties integreren de cafetariaregeling hierin, waardoor het nog flexibeler en breder inzetbaar wordt. 

 

Wat moet je vooral onthouden over de cafetariaregeling? 

De cafetariaregeling is een effectieve manier om arbeidsvoorwaarden aan te passen aan individuele wensen. Met fiscaal voordeel. Het levert voordelen op voor zowel werkgever als werknemer, maar vraagt ook om zorgvuldige uitvoering binnen de fiscale regels. 

Belangrijkste aandachtspunten: 

  • Zorg voor transparantie en schriftelijke vastlegging 
  • Let op de WKR-vrije ruimte en het minimumloon 
  • Gebruik tools of platforms om fouten te voorkomen 

Wil je deze regeling goed toepassen in jouw organisatie? Plan een demo in met een van onze adviseurs. 

Zo maak je van de cafetariaregeling een succes voor iedereen!