Hoewel de vrije ruimte hetzelfde is gebleven, is er wel iets veranderd. De Belastingdienst is begonnen met het uitvoeren van extra controles over de loonheffingskorting, looncodes én de WKR. Voor werkgevers is een goede administratie van de WKR dus extra belangrijk geworden om naheffingen te voorkomen.

In deze blog gaan we in op:

• Wat is de WKR?
• Wat verandert er in 2026 en daarna?
• Wat betekent de WKR voor mij als werkgever?

De werkkostenregeling wordt vaak geassocieerd met iets voor finance. In zekere zin klopt dit, maar een optimaal gebruik komt voort uit een samenwerking met HR.

De WKR kan namelijk perfect ingericht worden om bij te dragen aan thema's zoals: vitaliteit, duurzaamheid en het aantrekken en behouden van nieuw talent. Helaas zien we dat dit te vaak niet benut wordt door angst voor die naheffingen.

Wat verandert er aan de werkkostenregeling in 2026?

Op het eerste oog verandert er aan de WKR in 2026 niet veel. De zojuist besproken percentages van de vrije ruimte blijven gelijk én ook de gerichte vrijstellingen zoals reiskosten- en thuiswerkvergoedingen veranderen niet. Toch hebben we reden om met extra zorgvuldigheid naar de WKR te kijken.

Waar wordt in 2026 strenger op gecontroleerd?

Sinds 2025 heeft de Belastingdienst extra controles toegevoegd op o.a. een correcte uitvoering van de WKR. Zo wordt er gekeken of:

• De jaarlijkse vrije ruimte niet overschreden wordt
• Vergoedingen niet ongebruikelijk hoog zijn (de Belastingdienst hanteert een richtbedrag van €2.400 per persoon per jaar binnen de gebruikelijkheidstoets)
• De vrije ruimte niet ten onrechte wordt gebruikt
• Alle vergoedingen in de loonadministratie zijn vastgelegd

Als werkgever is daarom het correct boeken van vergoedingen, de samenwerking tussen HR en finance en het inzichtelijk houden van de vrije ruimte nog belangrijker geworden. Door dit op orde te hebben voorkom je naheffingen en heeft je gehele organisatie plezier van de WKR.

Hoe benut je de werkkostenregeling in 2026 optimaal?

Helaas is voor veel werkgevers deze controle een reden om de WKR niet te benutten. Ze zijn bang voor onnodige kosten of hebben het beeld dat de WKR erg ingewikkeld is. Hierdoor blijven de kansen liggen.

Wanneer de WKR effectief wordt gebruikt, draagt het bij aan vitaliteit, duurzame mobiliteit en medewerkerstevredenheid. Veel werkgevers gebruiken de WKR bijvoorbeeld voor het bekende fietsplan of een fitnessregeling. Vaak zien we dat ook flexibele benefits door veel medewerkers gewaardeerd worden. Een vitaliteitsbudget binnen de WKR kan hieraan bijdragen.

Naast deze voordelen, die een organisatie op langere termijn gezond zullen houden, kan het gebruiken van de WKR ook een financieel voordeel opleveren. Wanneer vergoedingen fiscaal worden uitgeruild, kun je als werkgever besparen op je sociale lasten. Zo kun je medewerkers wat extra's bieden, zonder dat het je extra moet kosten.

Een goede samenwerking tussen HR en finance is hierin de sleutel tot succes. Door vooraf te plannen hoeveel WKR-budget je waaraan wilt spenderen voorkom je overschrijding van de vrije ruimte. Daarna is het belangrijk om gedurende het jaar te blijven monitoren waar de mogelijkheden liggen en bij te sturen wanneer er ruimte over is. Door dit collectief aan te pakken, profiteert de gehele organisatie.

Meer weten over de werkkostenregeling in 2026?

De WKR is geen belemmering, maar een kans om arbeidsvoorwaarden strategisch in te zetten. Strategisch gebruik, een goede samenwerking tussen HR en finance en een correcte uitvoering zijn daarbij van groot belang. Organisaties die dit goed willen inrichten, kiezen vaak voor een gestructureerde aanpak. FiscFree ondersteunt werkgevers hierbij met advies en tooling.

In ons whitepaper vind je aandachtspunten, praktische handvatten en de feiten en fabels over de WKR.

Wil jij de WKR volledig gaan inzetten binnen je organisatie? In een persoonlijke kennismaking kunnen onze adviseurs vertellen hoe FiscFree kan ondersteunen bij een effectief WKR-beleid.