Juist in een krappe arbeidsmarkt kan de WKR helpen om aantrekkelijke secundaire arbeidsvoorwaarden te bieden zonder extra lasten. Toch blijkt dat veel werkgevers beschikbare ruimte laten liggen of de WKR slechts beperkt inzetten. Onderzoek in opdracht van het ministerie van Financiën bevestigt dit beeld: de WKR doet wat zij moet doen, maar de complexiteit belemmert het gebruik ervan. HR wil wel, maar loopt vast in regels, interpretatie en uitvoering.

In dit artikel lees je waarom de WKR in de praktijk vaak onbenut blijft en wat HR nodig heeft om deze regeling wél eenvoudig, veilig en zonder extra administratieve druk toe te passen.

Waarom blijft de WKR liggen?

Uit het rapport “Loont de Werkkostenregeling? – Evaluatie werkkostenregeling 2019–2024”, opgesteld in opdracht van het Ministerie van Financiën, blijkt dat veel werkgevers de WKR slechts beperkt benutten. Niet omdat zij de meerwaarde ervan niet zien, maar omdat de regeling als complex en risicovol wordt ervaren.

Met name het aanwijzen van vergoedingen en het onderscheid tussen gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte zorgen voor onzekerheid. Denk aan veelvoorkomende vergoedingen zoals een thuiswerkvergoeding, een kerstpakket of een bedrijfsfitnessregeling. Juist deze worden regelmatig verkeerd aangewezen of uit voorzorg helemaal buiten de WKR gehouden. Want wat als je het verkeerd doet? Dan dreigt er een eindheffing van 80%.

Maar dat is niet het enige gevolg. Onzekerheid over de WKR zorgt ook voor extra werk bij salarisadministratie of externe loonverwerkers. En dat terwijl de regeling ooit is ingevoerd om vergoedingen juist te versimpelen. Het resultaat: extra werk, gemiste kansen en minder ruimte om medewerkers fiscaal aantrekkelijk te belonen.

In veel organisaties ligt de uitvoering van de WKR technisch gezien niet primair bij HR, maar eerder bij finance, de salarisadministratie of een externe partij. Toch heeft HR er dagelijks mee te maken. Wie arbeidsvoorwaarden wil inzetten voor thema’s als vitaliteit, duurzaamheid of goed werkgeverschap, kan eigenlijk niet om de WKR heen.

Een goede inzet van de WKR kan namelijk bijdragen aan:

• aantrekkelijkere secundaire arbeidsvoorwaarden;
• onbelaste vergoedingen en verstrekkingen;
• fiscaal voordeel voor zowel werkgever als medewerker.

Zonde dus om die kansen te laten liggen, zeker als blijkt dat het helemaal niet zo ingewikkeld hoeft te zijn.

FiscFree maakt de WKR eenvoudig

Uit het rapport blijkt ook dat de complexiteit van de WKR vooral zit in de uitvoering. Juist daar kan een externe dienst voor procesondersteuning het verschil maken. Werkgevers die werken met digitale oplossingen ervaren minder administratieve lasten en meer zekerheid over de juiste toepassing van de regeling.

FiscFree automatiseert het proces rondom de inzet van fiscaal aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden. Denk aan regelingen voor fietsen, sportabonnementen, cadeaubonnen of vitaliteitsbudgetten. HR bepaalt welke arbeidsvoorwaarden worden aangeboden; FiscFree faciliteert de fiscale en administratieve afhandeling.

Concreet neemt FiscFree het volgende uit handen: 

• Automatisch bewaken van de vrije ruimte per medewerker én organisatie breed. 

• Onmogelijk maken van overschrijding: zodra het budget op is, kunnen medewerkers niets meer bestellen. 

• Digitale afhandeling van aanvragen, inclusief goedkeuring en verwerking. 

• Naadloze koppeling met de salarisadministratie. 
• Automatisch genereren van de juiste fiscale verwerking en verantwoording. 

Door deze ondersteuning worden veelvoorkomende risico’s weggenomen, zoals onjuiste aanwijzingen, overschrijding van de vrije ruimte of onvolledige vastlegging. Dat scheelt niet alleen correcties achteraf, maar ook tijd en onzekerheid.

FiscFree wordt ingezet door organisaties die hun arbeidsvoorwaarden professioneel en fiscaal verantwoord willen organiseren, zonder dat dit leidt tot extra complexiteit of handmatig werk. Van zorginstellingen tot gemeentes, onderwijsorganisaties en commerciële bedrijven met 100 tot 5.000 medewerkers. Zo wordt de WKR geen remmende factor, maar juist een stimulans voor modern werkgeverschap.

Wat levert het je op? 

Door de WKR strategisch in te zetten, creëer je als organisatie ruimte. Ruimte om medewerkers fiscaal vriendelijk te ondersteunen én om arbeidsvoorwaarden aantrekkelijker in te richten, zonder hogere loonkosten.

Vergoedingen en verstrekkingen die binnen de vrije ruimte vallen, kunnen fiscaal voordelig worden ingezet en sluiten goed aan bij moderne employee-benefitsprogramma’s. Zo vergroot je de waarde van je arbeidsvoorwaarden, terwijl je grip houdt op kosten en fiscale kaders.

Met FiscFree stel je eenvoudig een samenhangend pakket arbeidsvoorwaarden samen, bijvoorbeeld rondom thema’s als duurzaamheid of vitaliteit. Denk aan een fietsregeling of ondersteuning bij gezonde leefstijlkeuzes. Alle regelingen worden overzichtelijk beheerd binnen één digitaal platform, met aandacht voor correcte fiscale verwerking.

Ga ook voor een zorgeloos gebruik van de WKR  

Veel organisaties kiezen er begrijpelijkerwijs voor om voorzichtig om te gaan met de WKR. Maar voorzichtigheid hoeft niet te betekenen dat kansen onbenut blijven. Met de juiste ondersteuning houd je grip op de vrije ruimte, beperk je risico’s en benut je de mogelijkheden die de WKR biedt. Overzichtelijk, efficiënt en compliant.

Benieuwd wat een optimale inzet van de WKR voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag direct een demo aan en ontdek hoe FiscFree je WKR-beleid versterkt.