fiscfree-logo-color
fiscfree_employee_on_a_bike_in_holland

HVC kiest voor gemak én tevreden medewerkers met fietslease

HVC is een publiek energie- en afvalbedrijf. Sinds de oprichting ondersteunt HVC aangesloten gemeenten en waterschappen bij het verduurzamen van hun dienstverlening, onder meer door hulp bij de overgang naar aardgasvrij en het terugdringen van de hoeveelheid restafval. Dat is niet waar de duurzame keuzes stoppen. De organisatie stimuleert medewerkers om duurzamer te reizen en biedt daarom al jaren een fietsplan binnen de Werkkostenregeling (WKR) aan. Recent is daar een fietsleaseregeling aan toegevoegd. Elles Bruinsma van de salarisadministratie was betrokken bij de invoering van deze regeling en licht het proces en de gemaakte keuzes toe. 

“De reactiesnelheid van FiscFree en ondersteuning bij de implementatie hielp om de regeling efficiënt te lanceren.”

Ontwerp zonder titel

Medewerker salarisadministratie HVC

Uitbreiding van arbeidsvoorwaarden en WKR-ruimte 

HVC wil niet alleen duurzaam zijn, maar ook aantrekkelijk blijven als werkgever. “Je wilt als organisatie wat extra’s kunnen bieden,” vertelt Elles. “Zeker in deze krappe arbeidsmarkt kunnen aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden het verschil maken bij het aantrekken van talent.” Binnen de bestaande set aan regelingen was het beschikbare WKR-budget in een aantal gevallen snel benut. 

De wens voor fietslease lag al langer op tafel. “We onderzochten hoe we het arbeidsvoorwaardenpakket verder konden uitbreiden,” vertelt Elles. “Het voordeel van de leasefiets is dat deze buiten de WKR valt. Een koopfiets drukt juist zwaar op de WKR. Door beide opties aan te bieden, kiezen medewerkers vaker voor de leasefiets. Zo blijft er ruimte over om medewerkers meer te bieden.” 

Van berekening tot blije fietsers 

Naar het aanbieden van een leasefietsregeling was al eerder gekeken, maar daar werd destijds vanaf gezien. “We vroegen ons af: wat als iemand zegt ‘ik ga niet alle dagen met de leasefiets naar het werk’? Kunnen we die dagen nog wel reiskosten vergoeden? Daar hadden we vragen over. Dankzij de kennis van FiscFree en de bevestiging vanuit de Tweede Kamer voelden we ons zekerder om het plan nu wél door te voeren.” 

Voor het implementeren van een fietsleaseregeling moet je als werkgever een aantal keuzes maken. Bijvoorbeeld over de hoogte van een eventuele werkgeversbijdrage en de manier waarop je reiskosten wilt vergoeden. Om de juiste keuzes te onderbouwen, gebruikte HVC de FiscFree-calculator als hulpmiddel. “We vergeleken verschillende scenario’s,” vertelt Elles. “Bijvoorbeeld: wat is het gemiddelde brutoloon, welke afstanden reizen medewerkers, en wat gebeurt er als we reiskosten bruto of netto vergoeden?” 

Samen stap voor stap naar succes 

“Tijdens de voorbereidingsfase konden we met vragen over fietslease en de inrichting terecht bij FiscFree. We hadden daarbij een vast aanspreekpunt voor toelichting en afstemming. Als iets nog uitgezocht moest worden, werd dat opgepakt en teruggekoppeld.” Toen de financiële keuzes helder waren en het beleid vaststond, kon HVC de regeling gaan invoeren. 

Van plan naar pedalen: medewerkers enthousiast van start 

Ook de interne communicatie kreeg veel aandacht. “We hebben de introductie intern aangekondigd via intranet en nieuwsberichten, en verwezen naar een landingspagina voor de praktische informatie,” zegt Elles. Ter ondersteuning is een webinar georganiseerd waarin het proces werd uitgelegd en medewerkers vragen konden stellen. 

Na de lancering is de regeling door medewerkers enthousiast opgepakt. “Na de introductie kwamen er aanmeldingen binnen en hebben de eerste medewerkers een nieuwe leasefiets besteld,” vertelt Elles.  

Tevreden medewerkers, flexibel beleid 

Door het fietsplan binnen de WKR te combineren met fietslease erbuiten, krijgt HVC meer flexibiliteit in het arbeidsvoorwaardenbeleid. “Het voelt goed om medewerkers iets nieuws te kunnen bieden,” zegt Elles. “De reactiesnelheid van FiscFree en ondersteuning bij de implementatie hielp om de regeling efficiënt te lanceren.” HVC laat zien dat goed werkgeverschap niet in regels zit, maar in wat je medewerkers écht biedt: keuzevrijheid, gemak en plezier.